תקשורת עסקית בינלאומית יעילה מרחוק

הוידאו קונפרנסינג, שהפך עקב הקורונה לכלי תקשורת עסקית מרכזי, הוא יעיל, הוא זמין, הוא מתגבר על על בידוד, על ביטול טיסות ועל מרחקים גיאוגרפיים. הכל נכון, אבל הוא גם כופה ריחוק פיזי, היעדר תקשורת ישירה ומיידית. מה הבעיה בכך? ובכן, זה תלוי קודם כל בתרבות העסקית של האנשים שאיתם מתקיימת השיחה. הבנה של הנקודה הזאת יכולה לסייע בהשגת תקשורת עסקית בינלאומית יעילה מרחוק. כיצד להתגבר על הריחוק שבשיחת זום ולהצליח בפעילות העסקית .

תרבות בשיחה עסקית?

לאומות שונות תרבויות שונות, ואלה מכתיבות את הדרך בה ניתן לעשות איתן עסקים ביעילות. תוכלו לקרוא על כך בפוסט שהקדשתי בשעתו לנושא זה. יש תרבויות, למשל ישראל וארה"ב, שבהן הצלחת הפעילות תלויה כמעט באופן בלעדי בהצעה העסקית. עד כמה היא משתלמת לשני הצדדים ועונה על הצרכים שלהם. יש מקומות רבים אחרים, בעיקר במדינות שאינן אומות של מהגרים, שבהם ההצלחה עוברת קודם כל דרך יצירת הקשר האישי. יש חשיבות למבט בעיניים, האמון זה בזה, ואלה מוגבלים בעת שיחת זום. הם תלויים במיפגש, במגע הבלתי אמצעי, בארוחה המשותפת, בשיחות המסדרון, שרק אחרי שישאו פרי יש מקום להתעמק בהצעה ולבחון את כדאיותה.

[להרשמה לקבלת הפוסטים של הבלוג בלי עלות שלחו בקשה באימייל: tal@intelectual.co.il או דרך דף  צרו קשר]

ראינו את פערי התרבות מנהלים הצלחות וכישלונות בתחום העסקי. למדנו כיצד התרבות המקומית משפיעה על הדרכים שבהן מדינה מתמודדת עם מגיפת הקורונה ועל היעילות של הדרכים הללו. תיארתי זאת לאחרונה בכתבה בבלוג של משרד הכלכלה. כיצד ניתן להתגבר על הפער שנוצר בשיחת וידאו ולקדם תקשורת עסקית בינלאומית יעילה מרחוק גם כאשר הכל עובר דרך מסכי מחשב? כיצד להתגבר על הריחוק שבשיחת זום ולהצליח בפעילות העסקית ?

הדרך אל ההצלחה עוברת קודם כל בבבחינה של תרבותו של זה שממול. האם הוא בא מתרבות ממוקדת הצעה או ממוקדת קשר אישי? הקונטקסט. יש תרבויות בעלות קונטקסט בסיסי, שבהן מה שמונח על השולחן הוא שורת הרווח וההפסד. יש תרבויות שהן High-context cultures שבהן הצלחה בפעילות תלויה בהעברת מסרים חבויים. בשימוש בקוד של התנהלות, של תרבות, ובתהליך של יצירת אמון לא פחות מאשר בזמני אספקה, שולי רווח והגדרות ISO.

מה התרבות של אנשי הקשר שלך?

אירופה

אנשי קשר מאירופה, ובעיקר ממרכז ומערב אירופה, צפוי שהם ייחסו חשיבות לדרך ההתנהלות. יתנו תשומת לב לכיבוד הפרוטוקול, לרמה תרבותית, או לפחות למה שהם תופשים כרמה תרבותית. דוגמה לכך תוכלו למצוא בדרך עשיית העסקים מול אוסטריה, מדינה מאוד מרכז אירופאית בתרבותה העסקית.

במקרה כזה יש חשיבות לצורך השגת תקשורת עסקית בינלאומית יעילה מרחוק, לסדר הפעולות המקובל. יש משמעות למתן ההובלה ליוזם השיחה, מתן כבוד לבכירים, דיבור בטון מתון, אי התפרצות לדברי הזולת, אי הרמת קול. חשוב להסתמך על נתונים מסודרים המגובים במסמכים, עמידה בהתחייבויות. חשוב לזכור שבוידאו קונרפרנסינג אין אפשרות לתיקון הרושם. אין שיחה אחר כך תוך כדי ירידה במעלית או בנסיעה למסעדה ולכן ההתנהלות צריכה להיות מלוטשת ומוקפדת באופן מיוחד.

מומלץ, לפני שיחה עם לקוח כזה לכנס את המשתתפים שלך מראש. כדאי לתדרך אותם ולסכם איתם כיצד להתנהל תוך כדי השיחה. לא להשאיר את זה ליד המקרה והאילתור.

הקליקו ליצירת קשר והזמנת הרצאות, סדנאות ויעוץ לפעילות גלובלית יעילה

אמרנו פרוטוקול? זה אומר שלשיחה שכזאת מופיעים בלבוש אלגנטי עסקי, גם כאשר השיחה מתנהלת מאצלנו בסלון או בחדר העבודה שבבית. הכלל הוא שמתלבשים לשיחת ועידה באותה דרך בה היינו מתלבשים אילו טסנו ופגשנו את האנשים שמולנו לאחר שהגענו במונית מבית המלון. חשוב גם לדאוג לרקע של השיחה, בלי רעשי רקע מהרחוב, מהשכנים, מהילדים שניגשים להכין לעצמם קערת קורן פלקס או מהקולגות בשולחן העבודה הסמוך, תלוי במיקום של קיום השיחה.

אסיה

כל מה שתואר כאן מחייב הקפדה גדולה עוד יותר אם השיחה מתנהלת מול פרטנרים ממזרח אסיה. התרבות האסייתית, למדינותיה השונות, מתאפיינת כמה שניתן להגדיר כזהירות מירבית להימנע מכישלון, להימנע מאובדן פנים. האיבטוח העצמי בא לידי ביטוי בבדיקה קפדנית של איכות העבודה, חוסן החברה ואמינות אישית של אלה שנמצאים ממול. במקרה הנוכחי מדובר בכם.

כיצד מעבירים את כל אלה דרך מסך המחשב? הצלחת יצירת הקשר תלויה, יתר מכל דבר אחר, במידה בה תתנו לאדם שמולכם תחושת בטחון בכם ובפעילות שלכם. זה משמעותי יותר מאשר בהצעה שתניחו מולו.

דוגמה לכל אלה תוכלו למצוא בכתבות שלי המציגות את הדרך לקיים נסיעת עסקים לסינגפור או לחילופין נסיעת עסקים לטוקיו. ניתן למצוא שם את הבנת הרקע התרבותי של כל מדינה והדרכים לפעול בהתאם לו. זה משמעותי מרחוק וגם בימים כתיקונם שבהם ניתן לעלות על מטוס ולהגיע אל מדינת היעד.

לפיכך כל ההנחיות שתוארו לעיל בהקשר של חברות אירופאיות תופשות גם כאן, אבל בהקפדה רבה עוד יותר. יש מקום לשאת דברי ברכה בעת תחילת הפעילות המשותפת, ואולי אף לתאם מראש הרמת כוסית משותפת מול מסך המחשב. יש חשיבות לחתימת MOU, גם אם חשיבותו החוקית היא סמלית בלבד. חשוב לתת כבוד לבעלי תארים אקדמיים גבוהים ולמבוגרים שבחבורה, גם אם הם לא לוקחי ההחלטות שבחדר.

חישבו מראש, לפני השיחה, כיצד תעבירו את כל אלה לאנשים שממול בשיחת וידאו על המוגבלויות שיש בה. מול כל מדינת יעד חיוני לנצל את המיפגש לחימום הקשר, לצד השמירה על הפורמליות ויצירת האמון שבו. לצד האמון חיוני ליצור קשר אישי, וזה האתגר המורכב ביותר שבשיחת וידאו. הנה כמה טיפים שיוכלו לסייע בהשגת המטרה הזאת:

טיפים

הנה כמה טיפים כיצד להתגבר על הריחוק שבשיחת זום ולהצליח בפעילות העסקית .

• האפשרות לנהל סמול טוק מוגבלת. ובמקום זאת, דאגו למשוך במראה שלכם תשומת לב, באלגנטיות כמובן, בלי להפר את המקובל ואת כללי הפרוטוקול. השתמשו בצבעי לבוש בעלי נוכחות, לא דהויים אך גם לא צעקניים. למשל חולצה ורודה או סגולה במקום לבנה או תכולה. למשל עניבה ססגונית (במידה), למשל סיכה שמושכת את העין על הבגד. סיכה של הדגל של מדינת הפרטנרים היא רעיון מוצלח.
• משכו תשומת לב בעזרת ג'סטות חביבות שלא משתלטות על השיח. זה יכול להיות בדיחה במקום הנכון, הבאת נתון בלתי צפוי המשרת את נושא הדיון, הצגת תרשים הבנוי גרפית בצורה מעניינת המושכת את העין. חשבו על שימוש במשלים, פתגמים ומובאות המשרתים את נושא הדיון בלי להיות כבדים וארוכים מדי. הוידאו מגביל ביצירת נוכחות ועל כן צריכים לעשות זאת בדרכים יצירתיות.
• היו אישיים כלפי האדם שמולכם בזמן הקצר שבידיכם, במיוחד אם הוא איש הקשר שלכם, או לוקח ההחלטות שמולכם. קראו לו בשמו מדי פעם, הביעו תוך כדי שיח הערכה לניסיון או ליכולות רלוונטיות שלו לפעילות שמולכם. הזכירו באגביות שיחות קודמות ופעילויות קודמות שלכם מולו, אם יש. הראו לו שהוא בתודעה שלכם, בתחושות שלכם ובזיכרון שלכם.
• הביטו במצלמה של המחשב. כן, אל תביטו בדמות האדם שבמסך, זאת טעות נפוצה. האדם יראה אתכם במקרה כזה בוהים לכיוון לא מוגדר. אם תביטו בעינית המצלמה של המחשב האנשים שמולכם יראו אתכם מביטים אליהם, אל העיניים שלהם. זה נותן תחושה של קירבה בלתי אמצעית, עד כמה שניתן ליצור בשיחה ממוחשבת. כל אלה תורמים לתקשורת עסקית בינלאומית יעילה מרחוק.

זה לא הכל

יש רעיונות נוספים לקידם יעילות השיחה מול אנשי קונטקסט גבוה. יש טיפים ספציפיים לשיחה מול לטינו אמריקאיים, מול אנשי אפריקה, אנשי מדינות ערב, אנשי חבר העמים ועוד. עשו שיעורי בית, ובעת הצורך צרו אתי קשר. אשמח לייעץ, להעביר אצלכם הרצאות לאנשים שלכם, להעביר להם סדנאות, והכל על מנת שיגיעו לשיחת הוועידה ערוכים היטב ולהביא תוצאות.