הכשרות עסקיות הן הדרך להעביר ידע מקצועי בקבוצה, האירוע בו מנהלים ועובדים עוברים הרצאות וסדנאות שנותנות להם ידע וכלים לפעילות יעילה. במקרה שלי, כמרצה – הכשרות לפעילות מול שוקי יעד מאתגרים בעולם.
רבים עושים זאת, אך לעשות את זה טוב, זה לא דבר של מה בכך. יש צורך לתת את הדעת על התוכן, המבנה של ההכשרה, דרך ההעברה, המצגות, הנוכחות של המרצה. יש עוד. אתם מעבירים, או אולי נערכים להעביר הכשרות ומעוניינים לעשות אותן יעילות ככל האפשר? אתם רוצים להוביל הכשרות בארגון שלכם? אני שולף ניסיון של עשרות שנים ומציג אותו. בואו נראה יחד כיצד עושים זאת טוב.
התוכן הוא ההבנה והידע הנדרשים לצורך הפעילות הנדרשת. התפקיד שלי כמרצה הוא לבדוק מה הידע שכבר יש למשתתפים ומה הידע הנוסף הנדרש מעבר לכך לצורך הפעילות שלהם.
רוצים דוגמה? בבקשה. עליי להכין, למשל, הכשרת מנהלי פרוייקטים לפעילות בשוק הסיני. אותם מנהלים יודעים ומכירים ניהול פרוייקטים, כמובן. זה המקצוע שלהם. מה שנדרש להם הוא הכלים לפעול בתאימות לשוק הסיני המאתגר ולדרך בה הוא פועל. לפיכך החלק הפותח של ההכשרה יציג את היחודיות של הסיני ושל סין. יציג את החשיבה הסינית, ההתנהלות הסינית וההבדלים ביניהם לבין אלה שלנו, והחלקים בכך הרלוונטיים ומשמעותיים לצורך ניהול פרוייקט מול סין.
ההיכרות עם סין, גרמניה, הודו או עם כל מדינת יעד אחרת, צריכה להיות מונגשת בשיטת המשפך. להתחיל מהמבט הרחב ולהתמקד ולבנות את שלבי הידע אלה על גבי אלה. להתחיל מהמבט הכללי ביותר, שיהיה מסד למה שיבוא בהמשך. להציג את המהות והיחודיות של סין, במקרה שלנו, התרבות, החשיבה של הסיני וההבדל בינו לבינינו. לאחר מכן, על גבי הידע הזה, להציג את הביטוי של זה בעת עבודה. לאחר מכן, ברמה השלישית, להיכנס לכללי עשה ואל תעשה: הקוד העסקי של ההתנהלות, קיום משא ומתן, ניהול עובדים סיניים, שיווק וכך הלאה.
לא, אין צורך להעביר הרצאה דקדקנית אודות המאפיינים התרבותיים בסין. זה יהיה אבדן זמן בלתי מוצדק וזה משעמם. השיעמום הוא האויב הגדול של המרצה. יום שלם של קליטת ידע מחכה למשתתפים וחשוב להציג את הידע הזה, כמו גם בשלבים הבאים, עם סיפורים הנותנים אילוסטרציה. המסבירים את המקור להתנהלות ולחשיבה. הם גם שומרים את המשתתפים ערניים וקשובים, וגם נותנים להם תמונות, צורות ונראטיבים שיקבעו את המידע בזיכרון שלהם לאורך זמן.
במקרה של הבנת סין והסיני, אם להמשיך את הדוגמה שבה התמקדתי, יש חומר שכזה בשפע: שדות אורז, פגודות, קיסרים. חומר שמצטלם טוב, ניתן לבנות סביבו סיפורים, לעניין, לרתק, לשמר בזיכרון. אילוסטרציה – כמובן, אבל לזכור שהמטרה היא כלים מעשיים.
הידע המועבר בהכשרה צריך להיות מוכוון להביא לתוצאות, ועליו להיות בנוי בשלבים שיאפשרו לקלוט וליישם אותו. הנה דוגמה לשלבים של העברת החומר:
מתחילים מהרקע שבבסיס הדברים
משם ממשיכים אל הביטוי של הרקע בתחום שלפנינו
נכנסים אל דרכי הפעולה: עשה ואל תעשה בתחומים הרלוונטיים לקבוצה
מסיימים עם סיכום שאוגד את החומר שנלמד
כמובן שבכל שלב ושלב יכולים להיות שלבי ביניים. בניית הרצף של העברת החומר מחייבת שימת לב וניסיון. מה הרקע שבבסיס הדברים: רקע כלכלי? עסקי? תרבותי? אולי היסטורי? לעתים יהיה זה רקע צבאי, תלוי בנושא. הכשרה של חברה לתשומות חקלאות תהיה שונה מהכשרה של חברה ליצור בטחוני.
כך גם יהיה בשלב המעשי של עשה ואל תעשה.
אתר INC מדווח כי צופים זוכרים בממוצע רק כ-10% מהתוכן של ההרצאה. זה אתגר שחיוני לתת לו מענה. ככל שהם קשובים יותר, ככל שהם מרוכזים יותר, גדל אחוז החומר שהם ישמרו בראשם. כדי לוודא שהמשתתפים קשובים ומרוכזים בהכשרה, ושהמידע יוטמע בזיכרון שלהם, יש כלים שבהם צריך לנקוט.
קודם כל תמונות. כן, תמונה אחת שווה אלף מילים, זה נכון, אבל תמונה גם ממחישה את המידע המונגש והיא תופסת את תשומת הלב. קל למוח שלנו לזכור תמונה יותר מאשר לזכור ריבוי פרטים, והתמונה הזאת היא טריגר, כשנזכרים בה נזכרים במידע המחובר אליה. תמונה של טיגריס מזנק תתפוס את תשומת הלב ותיחרט בזיכרון. מתוך זיכרון התמונה הזאת יעלה המידע שהגיע איתה אודות סינגפור שהוצגה בהרצאה כנמר של דרום מזרח אסיה, ההתפתחות שלה, המעמד שהיא רכשה וגם הכלים שאיפשרו לה להיות כזאת.
הסיפור, גם הוא חשוב. כאשר הצופים מקבלים את הסיפור המלא הם זוכרים זאת כמידע שלם ולא כאסופה של פיסות מידע. קל יותר לזכור את הסיפור של עלייתה של סינגפור, מימי המושבה הבריטית, דרך העצמאות, הרפורמות, הברית הדרום מזרח אסייתית ועד ההצלחה והשגשוג של ימינו, מאשר לזכור את כל הפרטים שמתלווים לכך. נכון, אבל כך מגיעים ונקלטים הפרטים. הם כמו פנינים השזורות על מחרוזת.
בין פיסות המידע, כאמור, הפנינים שעל המחרוזת, משולבים גם סיפורי המקרה, ה-case studies. סיפורה של החברה הסינגפורית שהעבירה בשנות ה-70 את הייצור מסינגפור המתייקרת אל מלזיה השכנה הזולה יותר, ממחיש בצורה נראית לעין את תיאור השינויים שעברו על המדינה. הוא ממחיש והוא גם מתקבע ביתר קלות בזיכרון. אנשים אוהבים סיפורים, הם נשאבים לתוך סיפורים, הם זוכרים סיפורים ודרכם את המידע שהסיפורים ממחישים.
הטמעת הידע, משמעה לדאוג שהחומר לא רק יילמד ויהיה בתודעה היום, אלא גם ישאר שם בעוד חודש ובעוד שנה. הדרך היעילה ביותר היא ליישם אותו, לפעול על פיו. זה השלב בו אני מזמין את המשתתפים לקום על רגליהם, להתחלק לקבוצות ולקבל משימות קבוצתיות שיאפשרו חמשתתפים לחשוב על המשימה לאור הכלים שנרכשו והידע שנצבר עד כה, ולקחת החלטות ביחד.
בעוד חודש מגיעה לכאן משלחת רכש מברזיל. יהיה להם שבוע לפגוש את אנשי החברה הישראלית, לשמוע הרצאות, לקבל הדגמות של המוצר, להתניע תהליך של רכש.
מי רוצה להיות בקבוצה שתשחק את תפקיד החברה הישראלית הנערכת לקבל את פניהם ולבנות עבורם שבוע של פעילות המבוסס על דרך הפעולה במדינה המקור שלהם?
מי רוצה להיות בקבוצה המתארחת? להיות מנהל ברזילאי, איש רכש ברזילאי, הפועלים על פי הנתונים והדרך שלמדנו עד כה?
אוקי, אלה הקבוצות. כעת יש צורך למנות מנהל לכל קבוצה, הוא מצידו ימנה דובר שיציג בהמשך את התוכנית ב-session של סיעור מוחות ולצידו איש קשר, יונת דואר, שיעביר מידע ויקבל מידע מהקבוצה האחרת תוך כדי תהליך.
וכך הלאה.
זה שומר על ערנות, במיוחד לאחר ארוחת הצהריים. זה מקבע את המידע במוח על ידי התרגול שלו, הדיון ולקיחת החלטות על פיו.
יש מקום להכין ולחלק למשתתפים דף מידע שבו הם יוכלו למצוא בעתיד את עיקרי ההכשרה שוב ושוב. להציג סרטונים המדגימים חלקים אלה או אחרים מההכשרה. להפנות את המשתתפים למאמרים וכתבות שיעשירו את המידע שהם קיבלו, וכך הלאה. יש כלים רבים. כמו הצבעים בפאלטה של הצייר. מרצה טוב יודע לבחור את הכלי הנכון בכל מקרה ומקרה, בכל שלב ושלב, ולהיעזר בהם. מה שנכון ללקוח כזה אינו בהכרח נכון ללקוח אחר. מה שמתאים להכשרה למדינה אחת לא בהכרח ישרת הכשרה למדינה אחת, וכך הלאה.
הכשרה מוצלחת לכם.
האם הרצאה טובה מספקת לצופים בעיקר ידע? יותר מכך. הרצאה טובה, למעשה, מספקת חוויה של ידע, וזה דבר אחר. חוויה של ידע, בניגוד לידע, פועלת
